Под "отказным письмом" понимается официальный документ, где говорится о том, что данная продукция, в силу своих объемов, не подлежит сертификации в соответствии с ГОСТом РФ.
Отказное письмо может быть двух видов:
- Предназначенное для предоставления в таможенные органы; в этом случае текст письма содержит ссылку на товаросопроводительный документ, согласно которому товар ввозится на территорию РФ.
- Для последующей продажи товара на территории РФ; здесь устанавливается, что данная продукция относится к определенному общему типу, в соответствии с общероссийским классификатором. Адресатом данного отказного письма выступает руководитель компании, которая направила соответствующий запрос.
Оформлением отказных писем занимаются специально аккредитованные Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии Органы по сертификации. В качестве регулирующего документа здесь выступает "Порядок ввоза на территорию Российской Федерации, товаров, подлежащих обязательной сертификации". Кроме того, руководствуются Списком товаров, требующих подтверждения проведения обязательной сертификации при выпуске на таможенную территорию Российской Федерации.
Кроме того, отказные письма различаются адресом и назначением. Так, в случае с отказными письмами для таможенных органов, письмо отправляется в адрес Главы Государственного таможенного комитета (ГТК). Письмо для этих целей оформляется только Всероссийским Научно-Исследовательским Институтом Сертификации Госстандарта России (ВНИИС).
В отказном письме указывается информация о контракте и инвойсе, по которому импортируется продукция. Отказное письмо же предназначенное для осуществления торговли направляется в адрес заявителя (руководителя организации или частного предпринимателя) и может быть выдано любым органом, который занимается сертификацией. Здесь письмо может иметь ограниченный срок действия либо же быть бессрочным.
В январе 2004 года были введены обязательные голографические наклейки для отказных таможенных писем, выдаваемых ВНИИС. Данная мера предназначена для того, чтобы защитить письма от подделки.
