Система управления качеством существует, чтобы помочь компании координировать и направлять свои системы и процессы, чтобы гарантировать соответствие ожиданиям клиентов и всем нормативным требованиям.
Поскольку системы менеджмента качества используются для того, чтобы бизнес постоянно улучшал качество своей работы, важно, чтобы сама система менеджмента качества была высокого качества.
10 идей по улучшению системы менеджмента качества
Удалите процедуры и сосредоточьтесь на процессе.
Компании могут упростить систему менеджмента качества, убрав громоздкие и длительные процедуры. Усовершенствуя СМК, люди могут убедиться, что она фокусируется на процессах, которые можно просто отобразить в виде диаграмм или в программном обеспечении. Процесс и процедура отличаются тем, что процесс говорит что нужно сделать и почему (без указания, как), а процедура говорит, как именно этот процесс должен быть выполнен.
Доверьте систему сотрудникам.
Еще одна идея по улучшению СМК – переложить ответственность за управление ею с одного человека на всех в организации. Позволяя всем участникам управлять СМК, компании могут привлекать целые команды к пересмотру системы. По сути, сотрудники затем устанавливают требования, которым они должны соответствовать, а не стандарт, определяющий, что именно они должны делать. Например, они могут решить, что им не нужно вести электронную таблицу со всеми квалификациями, если у них есть программное обеспечение для управления персоналом.
Удалите ненужные документы.
Чтобы повысить удобство использования и понятность СМК, организациям следует подумать об исключении электронных таблиц и других документов, которые не добавляют ценности и используются для обеспечения соответствия ISO 9001.
Рассмотрите возможность принятия принципов бережливого управления.
Еще одна идея улучшения системы менеджмента качества – рассмотреть возможность принятия таких принципов бережливого управления, как 5S. Принципы бережливого управления родились из производственных практик, но они применимы не только к производству, они являются руководящими принципами, применимыми ко всем отраслям, чтобы сосредоточиться на постоянном улучшении.
Используйте программное обеспечение, которое может хранить документированную информацию.
Одним из способов улучшения системы менеджмента качества является внедрение программного решения, которое может сохранять «документированную информацию», как того требует стандарт, но без необходимости иметь подробные руководства и другие документы.
Конкретно укажите, какая информация требуется.
Чтобы убедиться, что система менеджмента качества точно подходит для организации, посмотрите на данные, которые собираются как часть системы менеджмента качества. Затем убедитесь, что это то, что требуется команде лидеров и другим заинтересованным сторонам. Выясните, какая именно информация им нужна, а затем предоставьте эту информацию конкретно, вместо того, чтобы диктовать, какая информация требуется.
Создавайте значимые цели, соответствующие стратегическому направлению команды лидеров.
Для системы менеджмента качества, которая имеет смысл для бизнеса, лидеры могут ставить значимые цели, которые соответствуют стратегическому направлению группы лидеров. Самый простой способ узнать, в чем их стратегическое направление, – это спросить их, над, чем они сейчас сосредоточены. То, что они говорят, что они хотят улучшить, будет областью или фокусом, на которую они собираются распределять ресурсы, и как вы можете вовлечь их в систему управления качеством.
Регулярно пересматривайте и уточняйте процесс.
Еще одна идея улучшения системы менеджмента качества – сосредоточиться на регулярной проверке ключевых моментов в процессах. Вместо того чтобы пытаться проверять все на ежегодной основе в рамках программы внутреннего аудита, регулярные проверки гарантируют, что процессы работают, а если нет, то что они изменены.
Убедитесь, что система менеджмента качества масштабируема.
Системы управления качеством, которые полагаются на электронные таблицы, становятся подавляющими, когда данных слишком много. Бизнес растет. По этой причине компании хотят иметь систему управления качеством, которая может расти вместе с ним. Автоматизированные цифровые системы управления качеством упрощают рост и адаптацию по сравнению с бумажными системами. Компании, которые выбирают масштабируемые или полностью гибкие системы менеджмента качества, создают для них прочную основу. Эта структура может развиваться по мере развития и роста компании.
Наймите консультанта, который поможет улучшить систему управления качеством.
Консультанты могут проводить оценку существующей системы менеджмента качества, обучать людей ее использованию, проводить внутренние аудиты, чтобы объективно определить, как работают процессы. В конечном итоге система управления качеством бизнеса помогает управлять процессами, политиками и процедурами, которые используются для обеспечения процветания бизнеса. Взяв систему управления качеством и улучшив ее, можно также улучшить бизнес и, в свою очередь, повысить доход, прибыль, моральный дух и общий успех.
