Следует разобраться в вопросах, относительно условий хранения документов, которые подтверждают безопасность товара.
Максимальный срок сохранения сертификата
Ответственным за сбережение сертификата является заявитель. Эта обязанность распространяется на него вплоть до завершения периода действия документа.
Такое требование действует по отношению к сертификатам, что выдавались порядком технического управления России (система ГОСТ Р и порядком национального ТР РФ) и законодательной системой ТС. К тому же копии документов в обязательном порядке находятся в центре по сертификации.
Ключевые документы, что регулируют обязательства по обеспечению сбережения сертификатов - это технический регламент, как Таможенного союза, так и России. Отдельным нормативным актом служит указ Росстандарта, регулирующий порядок сертификации определенных видов товара. Примером может послужить статья VIII указа «Об утверждении правил сертификации…» № 13 от 06.02.2001. Здесь определены условия по сохранению и учету формуляров, а также копий сертификационных документов.
Максимально допустимый срок хранения зарегистрированной декларации
Любая система технического регулирования контролирует вопросы сохранения деклараций. Поэтому, исходя из того, действием какого нормативного акта регулируется продукция, и будет определяться допустимый срок сохранения документа.
Соответственно требованиям законодательства РФ (система ГОСТ Р), прошедшие регистрацию декларации сохраняются у заявителя. Продолжительность хранения составляет три года со дня истечения периода ее действия. Такой регламент предусмотрен статьей 14 «Порядка принятия деклараций…», что был принят указом Правительства РФ № 766 от 07.07.1999.
Бывают такие случаи, когда продукция находится под управлением регламентов России, тогда порядок сохранения определяется Законом «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27.12.2002. Пункт 7 в статье 24 этого акта определяет, что заявитель обязан сохранять декларацию на протяжении десяти лет с момента истечения периода ее действия.
Относительно законодательства ТС можно отметить то, что условия к заявителям касательно сбережения деклараций описаны в условиях технических регламентов ТС для отдельных групп продукции. Как правило, этот отрезок времени не менее 10 лет по истечении срока действия документа. На протяжении этого периода в сертификационных органах хранятся копии деклараций.
Сохранение дополнительных доказательственных документов
Любой доказательный материал, что служил основанием для выдачи заявителю сертификата, а также регистрации декларации, наравне с базовыми документами подлежит сохранению. Как было установлено ранее, оригиналы хранит заявитель, тогда как копии содержатся у органа по сертификации. Отдельные копии документов хранятся в лаборатории, проводившей испытания.
К числу доказательственных материалов, что подлежат обязательному сохранению, относятся:
- заявление о проведении сертификации или декларирования;
- определение контролирующего органа о выдаче или отказе относительно предоставления документа;
- акт по отбору испытательных экземпляров;
- резолюция по итогам опознания;
- протокол анализа;
- соглашение о поставке товара;
- товаросопроводительная документация (счет-фактура, инвойс, накладная);
- свидетельство возникновения, а также сертификат качества производителя и пожарный аттестат, документ о госрегистрации, а также одобрение Ростехнадзора (перечень зависит от вида товара);
- документы, которые содержат сведения о производителе;
- программа проведения по исследованию состояния процесса изготовления (если нужно);
- акт проведенного анализа о состоянии изготовления (в случае необходимости).
Пункт 3.3.2 «Порядка проведения сертификации товара в РФ» говорит, что образцы, которые прошли испытания, подлежат обязательному сохранению на протяжении срока действия выданного сертификата. Обязанность по организации сбережения образцов возлагается на испытательную лабораторию, что проводила необходимые исследования. Копии протоколов по исследованиям также подлежат сохранению в указанной лаборатории на протяжении сроков пригодности сертифицированной продукции (на основании п. 3.3.4 «Порядка проведения сертификации товара в РФ»).
Подбивая итоги, выходит, что доказательственные материалы, которые легли в основу по регистрации декларации, обязаны сохраняться у заявителя даже по итогам истечения периода действия сертификационных документов. При этом срок хранения материалов составляет:
- 3 года соответственно условиям системы ГОСТ Р;
- 10 лет на основании правил России и Таможенного союза.
Копии испытательных протоколов сохраняются в соответственных лабораториях. Как исключение могут быть ситуации, когда декларация принималась на почве собственных аргументов безопасности.
